Společnost Benet Holding s.r.o. provozuje rekreační komplex na principu ubytovacího zařízení. Ochranu soukromí a osobních údajů při poskytování našich služeb proto považujeme za svoji prvořadou povinnost. V tomto dokumentu naleznete přehled hlavních principů zpracování a ochrany osobních údajů ve společnosti Benet Holding s.r.o.

1. Kdo zpracovává mé osobní údaje?

Jsme společnost Benet Holding s.r.o., IČO: 49550489, se sídlem Do Čertous 2622/14, Horní Počernice, 193 00 Praha 9, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 23623 (dále jen „Benet Holding“), tel. č. +420 722 980 760, e-mail: info@vilacapek.cz. V rámci naší činnosti zpracováváme Vaše osobní údaje a stáváme se tak správci osobních údajů. To platí i tehdy, pokud jste nám poskytli nějaké své osobní údaje ještě před uzavřením smlouvy (zajímáte se o naše služby, odeslali jste objednávku, apod.).

2. Proč a na jakém právním základě osobní údaje zpracováváte?

Vaše osobní údaje zpracováváme zejména v rámci procesu uzavírání a plnění smlouvy. Právním základem je tak samotné uzavírání a plnění smlouvy. Na tomto právním základě zpracováváme osobní údaje pro následující účely (v závorce případně uvádíme rozsah zpracování):
• provedení rezervace ubytovacích, stravovacích, sportovních a volnočasových a ostatních doplňkových služeb (identifikační a kontaktní údaje, údaje o povaze požadované služby, počátek a konec poskytování služby, zvláštní požadavky a preference)
• poskytování ubytovací či jiné služby včetně vedení evidence hostů (identifikační a kontaktní údaje, údaje o povaze poskytované služby)
• potvrzení odpovědnosti zákonného zástupce pro účely využívání služeb dětmi (jméno a příjmení dítěte, datum narození, jméno zákonného zástupce dítěte, specifikace služby)
Nad rámec plnění smlouvy musíme plnit naše zákonné povinnosti. Ty spočívají zejména ve:
• vedení evidenční knihy dle zákona o místních poplatcích (v rozsahu jméno, příjmení, adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí, číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu, doba ubytování, účel pobytu)
• u cizinců vedení domovní knihy dle zákona o pobytu cizinců (v rozsahu jméno a příjmení cizince, datum narození, státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu, popř. číslo víza, počátek a konec ubytování)
• plnění povinností vyplývajících z daňových předpisů
• plnění povinností vyplývajících ze zákona o účetnictví
• plnění povinnosti poskytovat součinnost orgánům veřejné správy v rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy
• vyřizování stížností a požadavků, reklamační řízení
Nevyhneme se zpracování založenému na našem oprávněném zájmu (proti tomuto zpracování můžete vznést námitku):
• Za účelem ochrany majetku společnosti Benet Holding i majetku našich zákazníků provozujeme kamerový systém (kamerové záznamy).
• V případě opoždění s úhradou za naše služby jsme oprávněni Vás vyzvat k provedení úhrady, případně jsme oprávněni naše pohledávky vymáhat.
• Některé údaje pak zpracováváme pro naše statistické účely.
Ve výše uvedeném rozsahu je poskytnutí osobních údajů povinné a bez nich bychom s Vámi nemohli uzavřít smlouvu, resp. požadované služby poskytovat. Ke zpracování těchto osobních údajů nepotřebujeme Váš souhlas. Proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu nicméně můžete vznést námitku (blíže viz bod 7.7).
Další osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu. Na jeho základě:
• Vás můžeme oslovovat s nabídkou našich služeb a informovat Vás o pravidelných a mimořádných akcích společnosti Benet Holding a to i prostřednictvím zasílání obchodních sdělení (jméno a příjmení, datum narození, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, Vaše preference a druh dosud využívaných služeb).

3. Jaké osobní údaje při poskytování služeb tedy zpracováváte?

V rámci naší činnosti zpracováváme následující kategorie osobních údajů:
• identifikační údaje: Jméno, příjmení, adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí, datum narození, číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu, popř. číslo víza, státní občanství, podpis; v případě podnikající fyzické osoby dále obchodní firma, místo podnikání, IČ, DIČ.
• kontaktní údaje: Především kontaktní adresa, kontaktní telefonní číslo, kontaktní e-mailová adresa.
• údaje o povaze a parametrech poskytovaných služeb: Především doba ubytování (počátek a konec ubytování), účel pobytu, údaje o požadovaných a využívaných službách, speciální požadavky a preference.
• údaje, které nám umožňují provést vyúčtování poskytnutých služeb: Především identifikace plátce daného vyúčtování, fakturační adresa, číslo bankovního účtu, číslo platební karty, způsob platby nebo měna, ve které chcete provádět platby, informace o provedení úhrady.
• údaje, které nám umožňují starat se o naše klienty: Naše vzájemná komunikace (ústní, písemná nebo elektronická) a osobní údaje z této komunikace vyplývající.
• údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu: Na základě poskytnutého souhlasu s marketingovým oslovováním zpracováváme jméno a příjmení, datum narození, adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu, preference a druh dosud využívaných služeb.
• kamerové záznamy: Kamerové záznamy pořizujeme za účelem zajištění bezpečnosti klientů a zaměstnanců a ochrany majetku jak společnosti Benet Holding, tak našich klientů.

4. Po jak dlouhou dobu osobní údaje uchováváme?

Při poskytování ubytovacích služeb jsme dle zákona o místních poplatcích povinni zpracovávat a uchovávat osobní údaje pro účely vedení tzv. evidenční knihy, a to v rozsahu jméno a příjmení hotelového hosta, adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí, číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu, doba ubytování, účel pobytu, a to vše po dobu 6 (šesti) let od provedení posledního zápisu do této knihy.
Při poskytování ubytovacích služeb cizincům jsme dle zákona o pobytu cizinců povinni uchovávat osobní údaje vedené v tzv. domovní knize, a to v rozsahu jméno a příjmení cizince, datum narození, státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu, popř. č. víza, počátek a konec ubytování, a to po dobu 6 (šesti) let od provedení posledního zápisu do této knihy.
Faktury vystavené společností Benet Holding jsou v souladu se zákonem o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 (deseti) let od jejich vystavení. Jsme povinni doložit právní důvod pro vystavení faktur, a proto po dobu 10 (deseti) let od jejich ukončení archivujeme i příslušné související podklady.
U našich klientů zpracováváme ve své zákaznické databázi identifikační a kontaktní údaje, údaje o poskytnutých službách a údaje ze vzájemné komunikace po dobu poskytování služby, a dále po dobu 10 (deseti) let ode dne ukončení trvání poslední smlouvy mezi společností Benet Holding a tímto klientem.
Kamerové záznamy jsou zpracovávány po dobu 10 (deseti) dnů ode dne jejich pořízení. V případě zachycení incidentu jsou příslušné záznamy uchovávány po nezbytně nutnou dobu.
Osobní údaje zpracovávané na základě poskytnutého souhlasu uchováváme po dobu, na kterou byl souhlas poskytnut, nebo do odvolání souhlasu, pokud nemáme jiný právní základ pro jejich zpracování.

5. Komu osobní údaje předáváme?

Pečlivě vybíráme partnery, kterým Vaše osobní údaje svěřujeme a kteří jsou schopni zajistit takové technické a organizační zabezpečení Vašich osobních údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu či k jejich jinému zneužití. Společnost Benet Holding předává osobní údaje následujícím kategoriím příjemců:
• osoby zajišťující provoz některých námi poskytovaných služeb
• osoby, které nám poskytují služby v oblasti IT podpory a zabezpečení
• osoby, které nám poskytují služby v oblasti ostrahy a ochrany majetku
• osoby, které nám poskytují služby v oblasti vedení účetnictví a daňového poradenství
• poskytovatelé platebních bran (poskytovatelé platebních karet)
• poskytovatelé služeb marketingové podpory a správy reklamních kampaní
• právní poradci za účelem vymáhání našich pohledávek
Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie dochází vždy v souladu s platnou legislativou.
Dále jsme povinni předávat některé Vaše osobní údaje orgánům veřejné moci, a to pouze v rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy.

6. Co děláme pro bezpečnost Vašich osobních údajů?

Učinili jsme veškerá technická a organizační opatření nezbytná k tomu, abychom zajistili dostatečnou ochranu zpracovávaných osobních údajů, a to s přihlédnutím k povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob.
Aplikujeme systém řídících a kontrolních postupů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití údajů.
Veškeré osoby, které s osobními údaji našich klientů nebo potenciálních klientů přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.
Upozorňujeme Vás však, že u žádného přenosu dat prostřednictvím internetu nebo technologií pro ukládání dat nelze zaručit 100% bezpečnost.

7. Jaká mám v souvislosti se zpracováním mých osobních údajů práva?

V souvislosti se zpracováním osobních údajů Vám náleží veškerá práva dle platných právních předpisů (od 25. května 2018 se jedná zejména o obecné nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679, tedy tzv. GDPR). Dle tohoto nařízení máte následující práva:
• právo nám poskytnutý souhlas se zpracováním kdykoliv odvolat;
• právo na přístup k osobním údajům;
• právo na opravu a doplnění;
• právo na výmaz;
• právo na omezení zpracování;
• právo vznést námitku;
• právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování;
• právo na přenositelnost;
• právo podat stížnost.

7.1. Právo odvolat poskytnutý souhlas
Poskytnutý souhlas můžete kdykoli odvolat, a to buď využitím k tomu určeného odkazu uvedeného v každém zasílaném obchodním sdělení, nebo zasláním požadavku na e-mail: info@vilacapek.cz Odvolání souhlasu je bezplatné.
Odvoláním souhlasu se nic nemění na tom, že až do odvolání souhlasu byly poskytnuté osobní údaje zpracovávány oprávněně a v souladu s právními předpisy. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracováváme na základě jiného právního základu, než je souhlas (tzn., je-li zpracování nezbytné např. pro splnění smlouvy, nebo plnění právní povinnosti, budeme Vaše osobní údaje zpracovávat dál).

7.2. Právo na přístup
Na dotaz Vám sdělíme, zda zpracováváme nějaké osobní údaje týkající se Vaší osoby. A pokud ano, pak Vám sdělíme zejména účel takového zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, kategorie příjemců, či plánovanou dobu uložení. Za předpokladu, že nebudou dotčena práva a svobody jiných osob, Vám bezplatně poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů, které se Vás týkají. Za další kopie však již můžeme účtovat přiměřený poplatek odpovídající našim administrativním nákladům.
Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na další informace v rámci práva na přístup je možné uplatnit na adrese info@vilacapek.cz
Dovolujeme si Vás upozornit, že v případě uplatnění práva na přístup k osobním údajům můžeme požadovat, abyste nám vhodným způsobem prokázali Vaši totožnost za účelem ověření Vaší identity. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.

7.3. Právo na opravu a doplnění
Můžete požádat o opravu nepřesných údajů, které se týkají Vaší osoby. Dále máte právo předat nám doplňující osobní údaje, pokud jsou potřebné.
Požadavek na opravu nebo doplnění osobních údajů nám můžete zaslat na info@vilacapek.cz

7.4. Právo na výmaz
Naše systémy jsou nastaveny tak, aby zajišťovaly automatický výmaz nebo anonymizaci osobních údajů, které již nepotřebujeme k účelu, pro nějž byly zpracovávány.
Pokud byste však měli za to, že k výmazu přesto nedošlo, nebo že nějaké Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně, můžete se na nás obrátit s požadavkem na vymazání osobních údajů. Vaše osobní údaje nemusíme vymazat např. tehdy, pokud bychom je potřebovali pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků, nebo pokud by nám zpracování takového údaje ukládaly právní předpisy. Takových výjimek je více a najdete je všechny v článku 17 odst. 3 GDPR.
Právo na výmaz můžete uplatnit na info@vilacapek.cz

7.5. Právo na omezení zpracování
Na Vaši žádost omezíme zpracování osobních údajů, pokud:

• máte za to, že námi zpracovávané údaje týkající se Vaší osoby jsou nepřesné. Takové zpracování pak omezíme do doby, než ověříme přesnost těchto osobních údajů;
• zpracování je protiprávní, ale vy odmítnete výmaz osobních údajů a místo toho požádáte o omezení jejich použití;
• my již nebudeme osobní údaj potřebovat pro naše účely, ale Vy je budete požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
• jste z osobních důvodů (tj. z důvodů vyplývajících z Vaší konkrétní situace) vznesli námitku proti zpracování, které bychom opírali o náš oprávněný zájem. Takové zpracování osobních údajů jsme pak povinni omezit do doby, než bude ověřeno, zda náš oprávněný zájem převažuje nad Vašimi osobními důvody (tj. důvody vyplývajícími z Vaší konkrétní situace).
V případě omezení zpracování můžeme tyto osobní údaje pouze:
• uložit,
• dále zpracovávat s Vaším souhlasem,
• dále zpracovávat z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků,
• dále zpracovávat z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu EU nebo členského státu.
Právo na omezení zpracování osobních údajů je možné uplatnit na info@vilacapek.cz

7.6 Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování
Máte právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, pokud by takové rozhodnutí mělo pro Vás právní účinky nebo se Vás významně dotýkalo.

7.7 Co to znamená, že mám právo vznést námitku?
Pokud by se v konkrétním případě jednalo o zpracování osobních údajů, které by bylo nezbytné pro účely našeho oprávněného zájmu (tedy nikoliv o zpracování na základě souhlasu, pro plnění smlouvy, apod.) můžete z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace vznést proti takovému zpracování námitku. Pokud neprokážeme, že náš oprávněný zájem na konkrétním zpracování převažuje nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, takové zpracování ukončíme.
Můžete vznést námitku i proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu. V takovém případě už nebudeme dál Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.
Námitku ve výše uvedeném smyslu můžete vznést na info@vilacapek.cz

7.8. Právo na přenositelnost
Máte právo na přenositelnost osobních údajů. Pokud je zpracování založeno na Vašem souhlasu nebo je nezbytné pro plnění uzavřené smlouvy a provádí se automatizovaně, máte podle článku 20 GDPR právo od nás získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Žádosti však nelze vyhovět, pokud by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob.
Právo na přenositelnost můžete uplatnit na info@vilacapek.cz

7.9. Právo podat stížnost
Domníváte-li se, že dochází k neoprávněnému zpracování Vašich osobních údajů, můžete se obrátit se stížností na dozorový orgán, kterým je pro území České republiky Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

 

8. Zasílání obchodních sdělení

Námi rozesílaná obchodní sdělení jsou označena zkratkou OS, termínem „obchodní sdělení“, nebo jiným vhodným označením, ze kterého je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z našich obchodních sdělení je vždy zřejmé, kdo je jejich odesílatelem.
Souhlas se zasíláním obchodních sdělení nám mohou poskytnout pouze osoby starší 16 let.

9. Kam se mohu obrátit s dotazem?

Pokud máte jakékoliv dotazy, můžete se na nás kdykoliv obrátit na adrese: info@vilacapek.cz
Dovolujeme si Vás upozornit, že v případě uplatnění práva na přístup k osobním údajům, či jiných práv můžeme požadovat, abyste nám vhodným způsobem prokázali Vaši totožnost za účelem ověření Vaší identity. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.
Za účelem uchovávání záznamů o plnění našich povinností vyplývajících z právních předpisů je veškerá komunikace s Vámi monitorována a archivována.

10. Změna pravidel ochrany soukromí

Tato pravidla ochrany soukromí nabývají účinnosti dnem 1. 1. 2020. Tato pravidla jsme oprávněni jednostranně měnit. V takovém případě jsme povinni Vás o změně s předstihem vyrozumět.